Privacy Policy

1. Verantwoordelijkheid en bereik

Nightwave Labs beheert de Nightwave Labs Discord-bot en is aanspreekpunt voor de technische verwerking door de bot. De eigenaar van een Discord-server bepaalt welke functies worden ingeschakeld en kan voor servermoderatie en communitybeheer zelfstandig verantwoordelijk zijn.

Dit beleid geldt voor de bot, de officiële Nightwave Labs Discord-server, supporttickets en het beveiligde webdashboard van de bot. Voor gegevens die Discord zelf verwerkt, geldt ook het privacybeleid van Discord.

2. Welke gegevens de bot kan verwerken

Afhankelijk van de ingeschakelde functies kan de bot de volgende gegevens verwerken:

• Discord-gebruikers-ID, gebruikersnaam, server-ID, kanaal-ID, bericht-ID en rol-ID's;
• verificatiestatus, rollen, serverlidmaatschap en tijdstippen van acties;
• inhoud van supporttickets, suggesties, redenen voor meldingen en tickettranscripten;
• waarschuwingen, strikes, time-outs, bans, claims en andere moderatie- of auditgegevens;
• berichttekst, links en afbeeldingsbijlagen wanneer anti-spam, anti-scam, OCR- of QR-detectie actief is;
• resource-, framework- en serverversies die je vrijwillig bij een supportvraag verstrekt;
• technische loggegevens, foutmeldingen, serverback-ups en beveiligingsincidenten;
• een noodzakelijke dashboard-sessiecookie en, via de hostingomgeving, gebruikelijke verbindingsgegevens zoals IP-adres en browserinformatie.

3. Waarom we deze gegevens gebruiken

We verwerken gegevens om botcommando's uit te voeren, rollen en verificatie te beheren, support te leveren, tickets en transcripten beschikbaar te maken, suggesties te behandelen, serverconfiguraties te herstellen en fraude, spam, scams, lekken en ander misbruik te voorkomen of onderzoeken.

Daarnaast gebruiken we beperkte technische gegevens om fouten op te lossen, de beveiliging te bewaken en aan geldige wettelijke verplichtingen te voldoen.

4. Rechtsgronden

Afhankelijk van de situatie baseren we verwerking op uitvoering van de gevraagde dienst, ons gerechtvaardigd belang bij veilige en betrouwbare support en communitybeveiliging, toestemming wanneer die specifiek nodig is, of een wettelijke verplichting. Serverbeheerders moeten leden duidelijk informeren over actieve logging- en moderatiefuncties.

5. Geautomatiseerde beveiligingscontroles

De bot kan tekst, links, QR-codes en tekst in afbeeldingen automatisch analyseren om mogelijke scams, phishing of spam te herkennen. Een detectie kan leiden tot verwijdering, logging, een waarschuwing of quarantaine, afhankelijk van de serverconfiguratie. Automatische controles zijn ondersteunend en kunnen fouten maken; gebruikers kunnen een beslissing via een supportticket laten controleren.

6. Delen met anderen

Gegevens worden alleen gedeeld voor de werking, hosting, beveiliging of wettelijke afhandeling van de dienst. Ontvangers kunnen zijn:

• Discord, omdat de bot volledig binnen Discord werkt;
• de hosting- en infrastructuurprovider waarop de bot of website draait;
• bevoegde medewerkers en serverbeheerders die toegang tot tickets, logs of moderatiegegevens nodig hebben;
• autoriteiten wanneer een geldige wettelijke verplichting dit vereist.

We verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken Discord-gegevens niet voor advertentieprofielen.

7. Bewaartermijnen

Gegevens blijven niet langer bewaard dan nodig voor support, beveiliging, geschilafhandeling en serverbeheer. De huidige bot bewaart ticketrecords, transcripten, waarschuwingen, strikes, suggesties, back-ups en beveiligingslogs lokaal totdat een bevoegde beheerder deze verwijdert of de botomgeving wordt opgeschoond. Servereigenaren horen periodiek oude records te verwijderen en een passende interne bewaartermijn vast te leggen.

Dashboard-sessies verlopen standaard na maximaal 12 uur. Bij verwijdering van de bot worden gegevens niet automatisch uit bestaande lokale back-ups van de serverbeheerder gewist; hiervoor kan een afzonderlijk verwijderverzoek nodig zijn.

8. Beveiliging

We gebruiken toegangsrechten, afgeschermde ticketkanalen, sessiebeveiliging, logging en beperkte toegang voor medewerkers. Licenties, bot-tokens en dashboardwachtwoorden horen uitsluitend in beveiligde serveromgevingsvariabelen te staan en worden niet bewust in openbare frontendcode opgenomen.

Geen enkel systeem is volledig risicoloos. Meld een vermoedelijk datalek of gestolen token direct via een privé-supportticket en reset het betreffende geheim onmiddellijk.

9. Internationale verwerking

Discord en technische dienstverleners kunnen gegevens buiten Nederland of de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval gelden de beschermingsmechanismen en voorwaarden van die dienstverleners, zoals passende contractuele waarborgen waar vereist.

10. Jouw privacyrechten

Afhankelijk van de AVG kun je verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht of bezwaar. Je kunt toestemming ook intrekken wanneer verwerking daarop berust. Vermeld bij een verzoek je Discord-gebruikers-ID en de betreffende server, zodat records betrouwbaar kunnen worden gevonden. We kunnen eerst vragen je identiteit te bevestigen.

Een verzoek kan via labs.nightwave@gmail.com of een privé-supportticket in de officiële Nightwave Labs Discord-server. Je kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Kinderen

De dienst is niet bedoeld om bewust gegevens te verzamelen van personen die volgens de voorwaarden van Discord geen account mogen gebruiken. Een ouder of voogd kan contact opnemen wanneer die vermoedt dat gegevens onrechtmatig zijn verwerkt.

12. Wijzigingen en contact

We kunnen dit beleid aanpassen bij wijzigingen in de bot, wetgeving of gebruikte leveranciers. De datum bovenaan toont de nieuwste versie. Privacyvragen, dataverzoeken en beveiligingsmeldingen kunnen via labs.nightwave@gmail.com of een privé-supportticket in de officiële Nightwave Labs Discord-server worden ingediend. Publiceer daarbij geen gevoelige informatie in openbare kanalen.